|
|
صفحة: 162
לעומת זאת, מכתב רשמי הוא מכתב "מרוחק" שכותבים למישהו לא מוכר, למשל: לעירייה, לעיתון, למשרד ממשלתי, לחברה מסחרית. גם מכתב שמקבלים ממקומות כאלה הוא, בדרך כלל, מכתב רשמי. במכתב רשמי הלשון גבוהה יותר )משלב גבוה(. חלקי המכתב הרשמי למכתב רשמי יש תבנית קבועה, ואלה הם חלקיו: ■ תאריך כתיבת המכתב ■ פנייה אל הנמען וברכה בתחילת המכתב ■ הנדון - כותרת המציינת את נושא המכתב ■ גוף - גוף המכתב מכיל לעתים קרובות פתיחה וסיום ■ ברכה בסוף המכתב וחתימה של המוען הנדון במכתב הוא הכותרת שלו. בכותרת זאת כותבים בתמציתיות את הנושא הנדון במכתב, ומדגישים אותו בקו תחתי או באות "שמנה". חשוב לציין את הנדון, כדי שבמשרדים יוכלו לדעת במהירות במה מדובר, ולהעביר את המכתב למקום המתאים. הנדון נמצא רק במכתבים רשמיים )ולא במכתבים אישיים(. במכתב רשמי הפנייה אל הנמען היא לפי תפקידו. תחילה השם הפרטי ושם המשפחה של הנמען מוזכרים, ואחר כך - התפקיד, )למשל: מרים נווה, מנהלת מחלקה(. כך גם בחתימת המכתב הרשמי. במכתב הרשמי אין פונים אל הנמען בשם הפרטי בלבד - גם אם מכירים אותו. מילות הברכה בפנייה: לכבוד, אל, מר..., גב'..., אדון נכבד, אדון וגברת נכבדים ובחתימה: בכבוד רב, בברכה, בתודה גוף המכתב בגוף המכתב כדאי לכלול את החלקים האלה: א. תיאור התופעה, המצב, האירוע. למשל: הרקע להצעה, לבקשה, להתנצלות, לתלונה. ב. השפעת האירוע / התופעה - מסבירים איך האירוע משפיע עלי באופן אישי או מה השלכותיו החברתיות. ג. מביעים את הבקשה / הדרישה / ההמלצה / ההתנצלות וכדומה. היגדים לפתיחה: בהמשך לשיחת הטלפון בינינו ביום... בתשובה למכתבכם בנושא... ברצוני להביא לידיעתך... בהתאם להנחיות שקיבלנו... קיבלנו את תלונתך מיום... הננו מאשרים בזאת כי.... היגדים לסיום: נודה לכם אם תיענו לבקשתנו... הואילו נא לבדוק את הנושא... נקווה שתבדקו את התלונה... המכתב הרשמי צריך להיות ענייני, ברור ומדויק, כדי להשיג את המטרה שלו. יש לציין את שם הנמען ואת תפקידו בצורה מדויקת, ולבסוף - את שם המוען ואת פרטיו. בסוף המכתב מודים על הטיפול בנושא.
|
|